私はDropboxを使いはじめて5年目になります。
Dropboxとは、あなたの写真や文書ファイルなどをインターネットに保存することで、パソコン、スマホ、タブレットから、どこにいてもアクセスすることができるようになる「クラウド」サービスです。
5年間に、同種のサービスが次々に現れました。
私が試用したものだけでも、SugarSync、Google Drive、Nドライブ、Tonido、Yahoo!ボックス、OneDrive、Bitcasaなどなど。
ファイルをネット上からストリーミングさせる仮想外付けHDDなものから、Nドライブのように早々にサービスを終了したものまで幅広く試してみました。
クラウドサービスがリリースされるたびに各社を比較してみましたが、私はDropboxが一番使い勝手がよく仕事のファイルをすべて同期させています。
Dropboxには、この記事を書いている時点で、次のプランがあります。
- Dropboxベーシック、無料プラン：容量 2GB
- Dropboxプロ容量、￥1,200 / 月（年間契約で99ドル）：容量 1TB
- ビジネス向け Dropbox、1 ユーザーにつき ￥1,500/月：容量 無制限
私はDropboxプロの年間有料サービスを利用しています。
オンラインストレージサービス
Dropboxは「クラウド」サービスといわれていますが、正確にはオンラインストレージサービスです。
オンラインストレージとは、ネット上の倉庫というか収納場所といった意味です。
パソコンにDropboxのアプリをインストールして専用のフォルダーを生成させます。
Dropbox専用フォルダーに収納したエクセルや写真などのファイルがネット上に自動的にアップロードされ、パソコンとDropbox間でデータが同期される仕組みです。
Dropboxで削除したファイルはあなたのパソコンでも自動的に消え、あなたのパソコンから削除したファイルもDropboxサイトにある同一ファイルは消えます。
これが「同期」という仕組みになります。
この機能により、次のことが可能になります。
- どこからでも自分のビジネスデータにアクセスできる。
- 万が一パソコンが壊れても大切なビジネスデータを失うことはない。
クラウドサービスを利用しているかしていないかで、あなたのビジネス環境は劇的に変化することになります。
ここで言うビジネスデータとは、会社の書類、スケジュール管理、メール管理を指します。
どこからでも自分のビジネスデータにアクセスできる。
同期されたネット上のファイルは、雲（クラウド）のごとく私の側に常に待機し、どこにいてもインターネット回線を通じて手元に仕事の書類を取り出すことが出来ます。
普段メインで仕事用に使っているデスクトップパソコンのデータであっても、外出用のノートパソコンやタブレットにDropboxアプリをインストールしておけば、同じIDでログインすることでDropbox経由でデータが同期され、同一のデータを閲覧、編集することが出来るわけです。
ノートPC ↓ スマホ → Dropbox ← デスクトップPC ↑ タブレット
デスクトップパソコンの作業の続きをノートパソコン持参で立ち寄ったスタバで行い、時間が余ったのでブログの記事を書く。就寝前に先ほどのブログ記事の校正をスマホで行う。3つの端末は全てDropbox経由でデータが同期されているので、このような使い方が可能になります。
デメリットは、オンラインストレージサービス全体に言えることですが、パソコンを立ち上げる度に同期が「最新の状態」になるまでには数十分の時間が掛かることです。急いでいる場合は、ブラウザでDropboxサイトにログインし、作業したい最新のデータファイルを、あなたのパソコンにあるDropboxフォルダーとは別のフォルダー内にダウンロードして、作業を進めることで待ち時間を短縮することが出来ます。
少々の待ち時間など気にならないほど、Dropboxは便利で、もはや私には手放すことは出来ません。
外出先であっても、旅先でも、どこからでも公衆Wi-FiかdocomoWi-Fi経由で、どちらもない場所ではスマホのテザリングでDropboxとの同期環境を確立してしまえば、そこは普段と変わらない仕事場になってしまうのですから。
Web制作会社を運営している私は、これまで作成してきた多くのホームページファイルや会社の書類を1TBのDropboxで持ち歩き、必要な時に必要なものをどこでも取り出せるわけです。
アフィリエイターであってもこれは同じことです。
稼ぐ仕組みを自動化しても、アフィリエイトやメルマガなどに関した日常的な質問からイレギュラーなトラブルを含め、不測の事態は必ず起きます。
往々にしてトラブルはあなたの不都合な時期を選んだかのような絶妙なタイミングでやってきます。
あなたが自宅から数分離れた場所に居る時かもしれませんし、旅行中かもしれません。
クラウド環境を整備しておけば、あなたはどこに居ようともう安心です。
万が一パソコンが壊れても大切なビジネスデータを失うことはない。
「パソコンが壊れて動かなくなった！！」
「会社の書類が消えてしまった。。。」
「新しいパソコンに買い替えるんだけど、データの移動が大変だ」
などということは、もはや過去の話です。
Dropboxを利用していれば同期ファイルはネット上に保管されていますので、新しいパソコンにDropboxアプリをインストールするだけで、重要書類は再現することが出来ます。
いわは、Dropboxはバックアップとしても機能するわけです。
あなたはいつも同じノートパソコンを使っているので、クラウドは不要と言われるかもしれませんが、バックアップはしているのでしょうか。そのノートパソコンが壊れたらどうしますか？
私の場合は、メインパソコン、ノートパソコン2台、タブレット、そしてDropboxサイトの5箇所にデータが同期されていることになり、同時に消えてなくなることは確率的にあり得ませんので、仮に不測の事態が起きても安心です。
ちなみにDropboxはブログのデータを自動的にバックアップする機能も備えています。
詳しくは「BackWPUpプラグインでwordpressを簡単バックアップ」のDropbox欄を参照してください。
先ずは「Dropboxベーシック」という容量が2GBの無料プランでトライアルし、クラウド環境を体験することをおすすめします。
あなたのビジネスになくてはならない必須ツールになること請け合いです。
